Standard
Afaceri
Mihai Stănescu Mihai Stănescu

Munca de acasă: care sunt soluțiile practice

Majoritatea companiilor cu care lucrăm în programele RoCoach ne cer, deja, ajutorul. Pentru că această criză globală se între-vede a fi mult mai serioasă decât cea de acum mai bine de o decadă. Și mai ales pentru că liderii acestor companii înțeleg valoarea imensă de a-și putea păstra managerii și specialiștii. Oamenii de încredere, adică.

De mai bine de o lună ne documentăm și discutăm despre cum să răspundem acestei urgențe. Prima idee, primul proiect a venit aproape de la sine: când sugeram “work from home”, nu ne învață nimeni cum să ne coordonam echipa în virtual. Sigur, ca români suntem geniali (nu, nu sunt ironic!) și imediat aflăm din Google ce se poate face. Ba chiar unii dintre noi ne apucăm să și implementăm, dacă găsim ceva ușor de implementat. Mai există o condiție: dacă procesele și procedurile interne ne permit asta!

Astăzi este despre a găsi soluții. În timpul acesta super-crizat, comprimat și fară orizont pozitiv, parcă ne vine să apelam la „soluții sigure”, fără prea multă reflecție în spate. Noroc că sunt unii care fac asta pentru noi! 😉

* * *

Așadar, dacă vrei să îți miști în continuare echipa în ritmul cel mai bun, îți propun în rândurile de mai jos o soluție de tip “operation system”. Adică un set de acțiuni care îți vor oferi claritate și flexibilitate, în orice tip de proiecte ai cu echipa ta.

Înainte de a începe, o precizare importanta: sistemul are nevoie să fie instalat cât se poate de rapid. Altfel nu vei avea timp de acele mici ajustări care fac diferența dintre „hai că merge” și „merge excelent!”

Buuun… să începem!

Prima condiție a sistemului de operare este să setezi responsabilitațile de bază la nivel de echipă în perioada de muncă de la distanță.
Adică leadership-ul echipei. Dacă nu ai experiență în așa ceva, sună un prieten care a condus echipe la distanță. Sau sună aici.

Diferențele de lucru sunt suficient de mari cât să ai nevoie de o delegare eficientă, pe competențe și experiență specifică de lucru din alte zone (nu de la birou!).

Întrebare ajutatoare 1: Cât timp petrece o echipă ne-experimentată în a lucra la distanță cu verificările de sunet și video?

Întrebare ajutatoare 2: De cate ori este nevoie să se repete ce s-a stabilit, ca să fie clar pentru toată lumea?

Întrebare ajutatoare 3: Cât timp vorbește liderul formal al echipei și cât timp toți ceilalți?

A doua condiție de implementat în noul sistem de operare este să documentezi toate răspunsurile rapide la întrebările cele mai presante care există în echipă.
Să creezi un fel de articol 0, clar și concis, usor de accesat și reaccesat pentru toată lumea. Mai ales când e vorba de lucru în sisteme diferite, în segmente de piață diferite, cu clienți și furnizori diferiți. Chiar dacă pare ceva prea simplu, vei vedea că în timp acest document va deveni “coloana vertebrală” a funcționării echipei la distanță.

Întrebare ajutatoare 1: Câte întrebari realmente importante pentru buna funcționare a echipei se pun în întâlnirile la distanță?

Întrebare ajutatoare 2: Cât de mult te bazezi pe faptul că oamenii tai își știu rolurile din perioada când lucrați împreună în același birou?

Întrebare ajutatoare 3: De câte ori mizezi pe același mod de a întelege prioritățile, de la toți membrii echipei tale?

Setarea numărul 3: crează un ciclu de comunicare formal și informal în echipă.

Un grup de conversație, o “cameră video” care rămâne deschisă mai tot timpul. Simulează situația în care oamenii sunt fizic aproape. Oferă-le un spațiu în care să interacționeze așa cum vor ei, chiar daca nu este vorba de sedințe formale. De ce? Păi simplu: majoritatea oamenilor care nu sunt obisnuiți cu videoconferințele sau cu întâlnirile telefonice vor avea greutăți majore să își adapteze comunicarea. Faptul că modelezi asta într-un spațiu care nu are presiunea termenelor și proceselor ajută.

Întrebare ajutatoare 1: Câți din echipa ta sunt “muți” în video-conferință și “vii” față în față?

Întrebare ajutatoare 2: Care este codul de conduită general acceptat în întâlnirile virtuale ale echipei tale? Cine/cât vorbește, cum se pot întrerupe unii pe alții fără să fie nepoliticoși etc.

Întrebare ajutatoare 3: Ce fel de relații de comunicare primează în echipă? Formale sau informale? Empatice sau bazate pe impunere?

Foarte important, 4: redu la maximum posibil numarul de sisteme folosite ca unelte în munca echipei.
Adică nu te încurca singur în prea multe instrumente. Ai nevoie de o aplicație video bună și de o platformă de texte/sarcini/proiecte ușor de folosit. Nimic mai mult.

Am întâlnit multe echipe care folosesc în paralel mai multe tipuri de unelte. Și care sunt constant încurcate între ele. Ba chiar cunosc mai mulți manageri care, în întâlnirile de echipă, încearcă să își conforteze colegii spunându-le să reziste frustrărilor generate de incompatibilitățile dintre sisteme. De parcă instrumentele nu-s facute să ne ajute, ci să ne încurce!

Întrebare ajutatoare 1: De câte ori s-au amânat întălnirile de echipă din cauza sistemelor disfuncționale?

Întrebare ajutatoare 2: Ce sistem/aplicatie aveți și este extrem de ușor de folosit?

Întrebare ajutatoare 3: Cine poate ajuta echipa să învețe rapid cum se folosesc câteva instrumente de lucru de la distanță? Ca sa o facă extrem de bine apoi?

…și nu în ultimul rand (ba chiar în primul!), setarea cea mai importantă: condu schimbarea culturală a echipei tale. Nu te amăgi că trecerea de la munca la birou la cea din afara biroului – de acasă, în cazul acestei perioade – este ca apăsarea unui buton. Ba dimpotrivă! Pentru buna funcționare a echipei tale este vital să îi implici pe toți membrii echipei.

Nimeni nu este lăsat deoparte. Toți pot contribui la succesul acestei tranziții. Evaluează în grup toate întâlnirile virtuale, în ultimele minute. Apoi revino și îmbunătătește-le. Crește gradul de participare.

În incheiere, aș vrea să îți spun un lucru aparent banal. Să gestionezi o echipă la distanță este la fel ca și cu o echipă la birou. Singura diferență este că e nevoie de 200% mai multă încredere, de 120% mai multă comunicare și de o atitudine concentrată de sprijin și incluziune a oamenilor și a scopurilor lor.

Succes!

P.S. : despre abordările concrete ale coordonării eficiente de echipe de la distanță vom vorbi aici.

ARTICOLE CONECTATE

Amalia SterescuAmalia Sterescu

Modelul hibrid de lucru – provocare sau oportunitate?

[…] Din diferența de percepție a noului Normal în business se nasc deja conflicte tacite leadership/angajați: Angajații ce au descoperit avantajele lucrului de acasă migrează către joburi care le oferă aceleași condiții de lucru ca în pandemie. […]

Amalia SterescuAmalia Sterescu

Modelul hibrid de lucru – provocare sau oportunitate?

[…] Din diferența de percepție a noului Normal în business se nasc deja conflicte tacite leadership/angajați: Angajații ce au descoperit avantajele lucrului de acasă migrează către joburi care le oferă aceleași condiții de lucru ca în pandemie. […]

Articole asemănătoare

Melania DinicăMelania Dinică

Cum de au ajuns angajatorii români să caute muncitori prin Asia

Este profitabil la nivelul economiei să exportăm forță de muncă bine-plătită în Vest și să reimportăm mai ieftin din Est?

Mihai StănescuMihai Stănescu

Când de la „centru” ți se cer ținte imposibile și îți e teamă că ori le atingi ori vă dă pe toți afară…

Schimbarea - din inamic în aliat!

Mihai StănescuMihai Stănescu

Companii mari, eficiență scăzută. Ce e de făcut?

În textul acesta vă prezentăm cea mai simplă soluție la întrebarea din titlu. Pentru majoritatea managerilor din companiile mari și foarte mari, ea este contra-intuitivă. Încă ceva: povestea este în partea finală a textului… De ce am scris ”soluție contra-intuitivă”? O asemenea afirmație provocatoare merită explicată. Și cum o putem explica mai clar, altfel decât […]

Mihai StănescuMihai Stănescu

Cum a ajuns un manager să-i ia locul șefului care se pregătea să-l dea afară

O infrastructură a performanței în leadership (Caz de studiu)

Mihai StănescuMihai Stănescu

În spatele ușilor închise: Procesul de inducție pentru executivi

Un om primi o scrisoare trimisă din îndepărtatul Bagdad și-l ruga pe Hogea să i-o citească. – Nu o pot citi, spuse Nastratin, pentru ca nu este scrisă în limba noastră. Omul se supără: – Nu îți este rușine, Hogea, degeaba mai porți fesul dacă nu știi să citești nici măcar o scrisoare. Fu rândul […]

Articole populare

George ButunoiuGeorge Butunoiu

Ia să-i aducem pe cei din Germania trei luni în România și să-i trimitem pe români acolo, să vedem care-s mai productivi!

Au dublat, au triplat productivitatea. Și, la ce le-a folosit?

Alexandru GoțoiAlexandru Goțoi

Mai este valabilă expresia „du-te, sunt alții care așteaptă la ușă”?

Piața forței de muncă din Romania in 2019

Mirela OpreaMirela Oprea

Cât de gravă este criza forței de muncă și cum se poate rezolva

Și ce ar trebui să facă o afacere pentru a păstra echilibrul între profitabilitate și sustenabilitate

Radu SavopolRadu Savopol

Vom dubla salariile, când vom vinde dublu iar statul va taxa mai decent

Interviu cu antreprenorul român care a speriat Starbucks

Marius AdrianMarius Adrian

Primul meu faliment sau cum am pierdut 50.000 euro

Ca să trec mai ușor peste pierdere, am privit acești bani ca pe o taxă de școlarizare.