Cum să vă conduceți afacerea in perioada crizei Coronavirus

7 sfaturi și bune practici pentru companii în perioadele de criză

Pe măsură ce lumea se mobilizează pentru a limita impactul coronavirusului, implicațiile pe termen lung rămân neclare. Cu toate acestea, un lucru este sigur: criza COVID-19 subliniază nevoia ca întreprinderile și societatea să fie rezistente și pregătite – calități care vor fi necesare mult timp după restabilirea sănătății publice.

Cei mai puternici lideri se ocupă prompt de problemele pe termen scurt, acționând rapid pentru a-și proteja angajații, clienții si afacerile – în timp ce anticipează revenirea eventuală. Întrucât doar o a patra parte dintre companii sunt pregătite pentru astfel de șocuri externe precum Coronavirus, potrivit sondajelor Boston Consulting Group, merită să încercați să învățați de la aceștia pentru a răspunde unui context care continua sa se deruleze rapid.

BCG a identificat șapte direcții de acțiune în acest context:

Comunicați clar și frecvent
Înființați o echipă de gestionare a crizelor
Înțelegeți și răspundeți la noile cerințe ale clienților, prezervați lanțurile de aprovizionare
Evaluați riscul de exploatare, implicațiile asupra fluxului de numerar și a performanței afacerii
Fiți parte din soluție
Utilizați principiile de rezistență
Pregătiți-vă acum pentru următoarea criză.

1. Comunicați clar și frecvent

Evenimentele se desfășoară cu o viteză uluitoare, si există atât de multe informații și comentarii disponibile din multiple surse si pe toate canalele media încât liderii ar putea concluziona în mod rezonabil că angajații nu au nevoie de nimic suplimentar. Din experiența noastră, crearea și diseminarea in mod regulat, pe scară largă a unui rezumat bazat pe fapte și implicații, o „cea mai bună viziune actuală”, este foarte important pentru a evita timp pierdut dezbătând care este realitatea sau, mai rău, făcând presupuneri diferite despre acestei realități. De asemenea, ar trebui să comunicăm și să explicăm politicile noastre în mod regulat și precis în ceea ce privește călătoriile, munca la distanță etc., astfel încât angajații noștri să înțeleagă foarte bine ce trebuie să facă. Este important să evitați trimiterea de semnale mixte. Firmele ar trebui sa comunice în mod clar și frecvent atât intern, cât și extern, cu furnizorii și clienții, pentru a minimiza dezinformarea și a preveni paralizia organizațională. În plus, este bine să aveți o persoană „accesibilă” pe care oricine o poate contacta cu întrebările „ce și dacă”.

2. Înființează o echipă de gestionare a crizelor

Feriți-vă de birocrația corporativă si acționați agil. Problemele controversate si sensibile vor atrage atenția conducerii, departamentelor de afaceri corporative, juridic, de managementului riscurilor și o mulțime de alte funcții. Fiecare va avea sugestii cu privire la modul de optimizare a comunicațiilor, conducând la o perspectivă foarte generala sau conservatoare și la un proces lent și greoi. Merită să creați o echipă mică, dar diversă, de încredere și să le oferiți suficientă libertate pentru a lua decizii tactice rapide. Feriți-va să tratați criza într-un mod unidimensional – ca o problemă financiară sau logistică și adaptați echipa dvs. de criză în consecință. Echipa de gestionare a crizelor ar trebui înarmată cu puterea de a lua rapid decizii atunci când vine vorba de protejarea oamenilor, de coordonarea cu clienții și furnizorii, pentru a decide cât de multe rezerve financiare trebuie eliberate sau când producția ar trebui să se oprească. Protejați oamenii – angajații, clienții și alte părți interesate – prin programe de igienă actualizate, inclusiv ghiduri de carantină, pentru a asigura medii sigure. Aceasta înseamnă de asemenea si gândirea unor planuri de lucru flexibile, cum ar fi munca de la distanță și alte soluții de infrastructură.

3. Înțelegeți și răspundeți noilor cerințe ale clienților, prezervați lanțurile de aprovizionare

Companiile inteligente se adresează clienților și distribuitorilor pentru a afla unde sunt cele mai mari probleme din cauza crizei și pentru a înțelege cum le poate adresa. De exemplu, poate fi util – sau chiar necesar – să extindem liniile de credit. Este posibil să fim nevoiți să ajustam prețurile și ofertele pentru a ajuta la satisfacerea nevoilor și dorințelor consumatorilor noi, cum ar fi stocarea anumitor produse sau concentrarea mai mult asupra livrării la domiciliu in cazul companiilor din domeniul bunurilor de larg consum. Echipele de vânzări trebuie adesea realocate in acest scop. Este importanta identificarea altor modalități pentru a stabiliza lanțurile de aprovizionare prin utilizarea stocurilor de siguranță, a surselor alternative și colaborarea cu furnizorii pentru rezolvarea blocajelor. În cazul în care nu sunt posibile soluții rapide, co-dezvoltați planuri, puneți în aplicare soluții provizorii și comunicați planurile tuturor părților interesate.

4. Evaluează riscul de exploatare, implicațiile asupra fluxurilor de numerar si a performanței afacerii

Echipele performante determină care dintre operațiunile companiei sunt sistemice și critice, și care sunt opționale. Primele două au nevoie probabil de planuri de urgență, astfel încât acestea să fie protejate în cazul închiderii. Echipele prudente privesc, de asemenea, lichiditatea generală a companiei și modul în care aceasta se va dezvolta în diferite scenarii. Poate fi înțelept să redirecționați cheltuielile discreționare de la operațiunile opționale către cele critice. Criza este probabil să creeze fluctuații imprevizibile: puneți în aplicare cicluri de raportare rapidă, astfel încât să înțelegeți in timp real cum este afectată afacerea dvs., unde este necesară intervenția și cât de repede își revin operațiunile. O criză nu implică imunitate față de gestionarea performanței și, mai devreme sau mai târziu, piețele vor evalua care companiile care au gestionat provocarea in cel mai eficient mod.

5. Fii parte din soluție

Soluțiile care lucrează pentru o companie dar care neglijează interesele altora vor crea neîncredere și vor deteriora afacerea pe termen lung; pe de alta parte, sprijinul acordat clienților, partenerilor, asistenței medicale și sociale într-un moment de adversitate poate crea o imagine pozitiva și genera încredere in firma dvs. Cele mai bune companii vor lua în mod natural măsuri pentru a ajuta societatea și a repune economia pe picioare. De exemplu, aceștia pot furniza servicii și produse (nu doar donații monetare) persoanelor afectate. Concentrează-te pe intersecția dintre nevoile sociale acute și capacitățile tale specifice – cu alte cuvinte, trăiește-ți scopul. Ca exemplu, BCG a demarat proiecte pro-bono pentru a sprijini guvernul provinciei Hubei pentru limitarea impactului epidemiei, precum și pentru pregătirea pentru o redresare mai rapidă a economiei.

6. Utilizați principiile rezistenței

Eficiența domnește într-o lume stabilă, fără surprize, iar această mentalitate este adesea dominantă în unele corporații. Dar obiectivul cheie în gestionarea provocărilor dinamice și imprevizibile este rezistența – capacitatea de a supraviețui și a prospera prin evenimente imprevizibile și potențial nefavorabile. Sistemele rezistente au, în general, mai multe caracteristici comune care ar trebui reflectate în răspunsurile la criză. Să enumerăm câteva dintre ele:

Redundanță: Accesul la capacitatea de producție suplimentară, care poate ajuta fluctuațiile lanțului de aprovizionare. Pe termen scurt, companiile pot caută dincolo de sursele tradiționale; pe termen lung, redundanța trebuie inclusa in planurile intrinseci ale companiei.
Modularitate: sistemele cu un grad mare de integrare pot fi eficiente in condiții normale, dar sunt vulnerabile in cazul unei avalanșe de efecte adverse sau pot intra chiar in colaps total. În schimb, un sistem modular – unde fabricile, unitățile organizaționale sau sursele de aprovizionare pot fi combinate în moduri diferite – oferă o rezistență mai mare.
Evolvabilitate: sistemele pot fi construite pentru optimizare și eficiență maximă sau pot fi construite pentru evoluție – îmbunătățire constantă în lumina noilor oportunități, probleme sau informații. Răspunsurile la crizele dinamice precum Covid-19 au o valoare foarte mare pentru evoluția sistemelor operaționale: nu există un răspuns corect încă, dar prin iterații se poate ajunge la soluții eficiente pe termen lung.
Prudență: nu putem prezice cursul evenimentelor sau impactul lor pentru Covid-19, dar putem prevedea scenarii plauzibile și putem testa rezistența în condițiile acestor scenarii. Acum când accentul s-a mutat de la limitarea epidemiei Covid-19 in China la prevenirea creării de noi epicentre in alte regiuni, am ajuns la un nou punct de inflexiune. Ar fi prudent ca orice companie să arunce o nouă privire asupra scenariilor posibile și să dezvolte strategii de urgență pentru fiecare scenariu.

7. Pregătiți-vă acum pentru următoarea criză

Covid-19 nu este o provocare unică. Ar trebui să ne așteptăm la alte faze ale actualei epidemii și la alte epidemii în viitor. Această epidemie este o oportunitate de îmbunătățire: a vedea ce funcționează și a se mobiliza în aceste direcții este probabil cea mai eficientă strategie pe termen scurt. Situațiile cu evoluție rapidă expun slăbiciunile organizaționale existente, precum incapacitatea de a lua decizii dificile sau lipsa unui consens; acestea constituie oportunități de îmbunătățire pe viitor. De exemplu, siguranța companiilor aeriene este unul dintre cele mai eficiente sisteme globale de învățare pe care le avem în acest context. De fiecare dată când se întâmplă un incident, de la accidente minore până la accidente tragice care duc la pierderi de vieți, cauzele principale sunt cercetate în detaliu, în conformitate cu protocoalele convenite, și se fac recomandări importante. Nu este surprinzător faptul că zborul a devenit una dintre cele mai sigure forme de călătorie, datorită învățării cumulative și adaptărilor care au fost generate de catastrofele anterioare. Nu putem prezice cursul evenimentelor sau impactul lor in cazul Covid-19, dar putem să aruncăm o privire nouă asupra scenariilor cele mai grave și să dezvoltăm strategii contingente pentru viitor.

Pentru a concluziona: pregătește-te pentru o lume schimbată

Ar trebui să ne așteptăm ca aceasta criza Covid-19 să ne schimbe mediul de business și societatea în mod esențial. Este de natură să ajute domenii precum cumpărăturile online, educația online și investițiile în sănătate publică, de exemplu. De asemenea, este probabil să se modifice modul în care companiile își configurează lanțurile de aprovizionare și să consolideze tendința de dependență de câteva mega-fabrici. Companiile ar trebui să ia în considerare ce trebuie sa schimbe pe termen lung în urma acestei crize.

Criza Covid-19 ne mai poate ajuta și să învățăm câteva aspecte specifice care pot avea un impact pozitiv pe termen mediu și lung pentru România:

Modul de lucru flexibil, atât din punct de vedere al programului cat si din punct de vedere al locației, este din ce în ce mai solicitat de angajați. Puține companii au testat alternative până acum; aceasta criza a „forțat” multe companii să testeze astfel de moduri de lucru flexibil. Permanentizarea ulterioară a unor astfel de soluții acolo unde este posibil, adaptat nevoilor specifice ale fiecărei companii, va avea un impact pozitiv asupra angajaților si asupra companiilor care implementează astfel de noi moduri de lucru.
Digitalizarea economiei: modul de lucru la distanță are implicații indirecte asupra unor elemente cum ar fi semnătura electronică sau tehnologiile de lucru la distanță (remote working), care pot contribui în mod important la digitalizarea activităților – România fiind din păcate la coada clasamentelor europene (și chiar globale) din punct de vedere al digitalizării. Și în acest domeniu, criza Covid-19 ne forțează sa adoptăm rapid astfel de instrumente, dar care odată testate în criză pot fi permanentizate contribuind astfel la digitalizarea economiei.
Creșterea producției locale pentru a substitui importurile: limitările impuse de Covid-19 asupra comerțului global creează probleme lanțurilor de aprovizionare pentru multe companii, dar pot constitui o oportunitate de a crește producția locală pe termen scurt, dar și de a crea o remanență pe termen mediu și lung, generând astfel mai multă valoare adăugată în România.